Jak D-ploy našel efektivnější a flexibilnější model kanceláře

D-ploy je mezinárodní společnost, která poskytuje IT služby a inženýrská řešení. V České republice zaměstnává kolem 180 lidí, velká část z nich ale pracuje přímo u zákazníků nebo na dálku. O tom, jak firma přehodnotila svůj office model a proč se nakonec rozhodla pro servisované kanceláře, jsme si povídali s Ivanou Kučerovou, Head of Strategic Portfolio & Vendor Management ve společnosti D-ploy.

Během covidu D-ploy umožnil zaměstnancům 100% home office a dnes velká část týmu pracuje na dálku nebo přímo u zákazníků. Kancelář proto nemusí sloužit jako každodenní pracovní místo pro všechny. Zůstává ale důležitým zázemím pro pravidelné setkávání týmů a v některých případech také pro setkávání se zákazníky.

Když se začal blížit konec původní nájemní smlouvy, D-ploy proto neřešil jen to, kam se přestěhuje nebo kolik metrů čtverečních potřebuje. Využil tuto příležitost k přehodnocení celého office modelu tak, aby lépe odpovídal tomu, jak dnes firma a její lidé skutečně fungují.

Výzva: najít office model, který odpovídá dnešnímu způsobu práce

D-ploy sídlil na Pankráci v klasickém nájmu o rozloze přibližně 740 m² s 65 pracovními místy. Lokalita společnosti vyhovovala a na Pankráci chtěla zůstat především kvůli blízkosti svých klíčových zákazníků. Původní prostor a způsob jeho provozu už ale neodpovídaly tomu, jak ho zaměstnanci skutečně využívali.

D-ploy proto hledal model, který spojí vlastní firemní zázemí na Pankráci s efektivnějším využitím prostoru, nižší provozní náročností a možností reagovat na budoucí změny ve velikosti nebo způsobu fungování týmu.

Při porovnávání jednotlivých variant se firma nedívala pouze na výši nájmu nebo cenu za metr čtvereční. Do rozhodování zahrnula celkové náklady spojené s kanceláří – tedy její skutečné TCO. Vedle nájmu tak porovnávala také investice do fit-outu a vybavení, každodenní provoz, depozit, interní kapacitu potřebnou na správu kanceláře nebo náklady spojené s budoucím ukončením nájmu.

Původní kancelář si D-ploy kompletně vybavoval a provozoval sám. Historická investice do jejího vybavení v roce 2018 představovala přibližně 1,75 milionu korun. K tomu bylo potřeba zajišťovat energie, úklid, občerstvení, tiskárny, servis i další každodenní provoz.

Do celkových nákladů vstupoval také čas vlastních lidí. Podle interního výpočtu zabírala správa kanceláře přibližně 15–20 % kapacity týmu odpovědného za její provoz – kapacitu, kterou bylo možné využít pro jinou agendu a podporu dalších oddělení.

Významnou položkou byl i depozit. V původním nájmu měl D-ploy přibližně 1,25 milionu korun blokovaných po dobu sedmi let. Při hledání nových kanceláří v klasickém nájmu se navíc setkával s požadavkem na depozit ve výši tří měsíčních nájmů. A do kalkulace vstupovaly také náklady spojené s budoucím odchodem z kanceláře. Při rozpočtu kolem 65 EUR za m² by uvedení původních prostor do původního stavu vycházelo přibližně na 1,1 milionu korun. Díky dohodě s majitelem se D-ploy nakonec podařilo skutečné náklady snížit přibližně na 500 tisíc korun.

TCO ale nebylo jediným kritériem. Stejně důležitá byla pro D-ploy flexibilita. Firma neví, jak přesně se bude její tým a způsob práce vyvíjet za několik let, a nechtěla se proto znovu zavázat k modelu, který se případným změnám přizpůsobuje složitě a nákladně.

Řešení: vlastní kancelář bez starostí kolem ní

D-ploy při hledání porovnával klasické pronájmy i nabídky servisovaných kanceláří na Pankráci. Nakonec se rozhodl pro WorkLounge City Point. Vedle ekonomiky a flexibility hrálo důležitou roli také samotné pracovní prostředí. Původní kancelář byla velká, tmavá a svým členěním zaměstnancům příliš nevyhovovala. Nový prostor měl být nejen funkční, ale také místem, ve kterém se budou lidé cítit dobře a kam se budou chtít vracet.

D-ploy ve WorkLounge využívá vlastní uzavřený prostor s 53 pracovními místy. Pracovní místa využívají zaměstnanci podle toho, kdy jsou zrovna v kanceláři. Další zázemí pak sdílejí s ostatními členy WorkLounge – k dispozici mají kuchyňky, lounge, telefonní budky i další zasedací místnosti.

Oproti klasickému nájmu D-ploy nemusel znovu kompletně budovat kancelář od nuly a investovat do celého fit-outu. Některé prvky pracovního prostředí si přitom mohl přizpůsobit vlastním potřebám. Zásadně se změnil také každodenní provoz. Úklid, energie, vytápění a chlazení, servis nebo další provozní požadavky řeší tým WorkLounge. D-ploy tak nemusí pro jednotlivé potřeby hledat dodavatele a koordinovat jejich řešení. Firma má vlastní uzavřené firemní zázemí a soukromí, ale velkou část starostí spojených s jeho provozem přebírá WorkLounge.

Co změna office modelu přinesla

Přechodem do servisované kanceláře WorkLounge D-ploy nezískal pouze menší kancelář. Změnil celý model jejího fungování tak, aby lépe odpovídal současným potřebám firmy.

Výsledkem je kombinace finanční efektivity, nižší provozní náročnosti, větší flexibility a pracovního prostředí, které zaměstnanci skutečně využívají.

Menší kancelář, kterou lidé využívají více

Změna přinesla ještě jeden důležitý efekt. Přestože D-ploy přešel do menšího prostoru, zaměstnanci podle firmy začali novou kancelář využívat více než tu původní.

Důležitou roli v tom hraje samotné pracovní prostředí. D-ploy chtěl kancelář, ve které se lidé budou cítit dobře a která bude fungovat jako přirozené místo pro týmovou spolupráci a setkávání. K pravidelnému využívání přispívají i aktivity WorkLounge. Pondělní snídaně se například staly dalším dnem, kdy se lidé D-ploy v kanceláři pravidelně potkávají.

Výsledkem tak není jen efektivnější využití prostoru. Menší kancelář dnes lépe odpovídá způsobu práce D-ploy a zároveň plní svou roli pracovního a společného zázemí lépe než původní výrazně větší prostor.

Nejde jen o cenu kanceláře. Jde o celý její model.

Zkušenost D-ploy ukazuje, že při rozhodování o kanceláři nestačí porovnávat pouze cenu za metr čtvereční nebo měsíční nájem.

Do skutečného TCO vstupuje také fit-out a vybavení, provoz, interní kapacita potřebná na správu kanceláře, depozit, průběžné investice nebo budoucí exit costs. A vedle nákladů je potřeba zohlednit také to, jak flexibilně se kancelář dokáže přizpůsobovat změnám firmy a jak dobře ji zaměstnanci skutečně využívají.

Právě kombinace finanční efektivity, nižší provozní náročnosti, flexibility a kvalitnějšího pracovního prostředí byla pro D-ploy důvodem, proč se rozhodl změnit svůj původní office model.

Hledáte podobné řešení?

Největším důkazem, že naše místa jsou vážně skvělá pro práci, jsou stovky spokojených klientů, kteří do WorkLounge každý den rádi chodí. Budete dalším z nich?