Z období páry do Star Treku. Jak eD system našel kanceláře, které drží krok s firmou

Po 25 letech v tradičních kancelářích se eD system rozhodl pro změnu. Místo dalšího dlouhodobého pronájmu, nákladných úprav a starostí s provozem si pro svůj pražský tým vybral servisované kanceláře WorkLounge City Point na Pankráci.

Během jediného roku navíc zažil proměnu celé lokality. A rozdíl mezi původním a novým pracovním prostředím? CEO společnosti, Šimon Churý, ho s nadsázkou přirovnává k cestě z období páry rovnou do Star Treku.

Po čtvrtstoletí přišel čas přehodnotit kanceláře

eD system patří mezi významné IT distributory ve střední Evropě. Propojuje více než 400 světových výrobců technologií s prodejci v Česku, na Slovensku a v Polsku. Kromě distribuce zajišťuje také logistiku, skladování, financování, reklamace nebo marketingové služby. Společnost zaměstnává přibližně 305 lidí, z toho 25 tvoří pražský tým.

Právě pro něj začala firma hledat nové kanceláře. Po 25 letech v tradičně pronajímaných prostorách se blížil konec nájemní smlouvy a s ním i příležitost zamyslet se, jestli má smysl pokračovat stejným způsobem. Původně eD system zvažoval další klasický pronájem. Jenže po několika prohlídkách začalo být jasné, že s novými prostory by přišly i staré starosti.

Pro 25členný tým navíc nebylo efektivní samostatně zajišťovat kompletní provozní zázemí, techniku a další služby. Firma, která sama poskytuje komplexní servis stovkám technologických značek, tak začala hledat někoho, kdo se podobně postará o ni.

Důležitou podmínkou zůstávala lokalita. V anonymním průzkumu se 78 % zaměstnanců vyslovilo pro setrvání na Pankráci. A právě tam eD system objevil WorkLounge City Point.

Třetí patro bylo přestupní stanicí, čtvrté se stalo domovem

Když eD system do City Pointu přicházel, budova ještě procházela proměnou. Firma se nejprve nastěhovala do kanceláří ve třetím patře, zatímco o patro výš vznikalo nové pracovní prostředí WorkLounge, kam se po dokončení prací přemístili.

Nové patro přitom nepřineslo jen modernější interiér. Prošlo kompletní rekonstrukcí, vznikly nové kanceláře i navazující zázemí a zaměstnanci eD system měli možnost být u toho.

Mohli sledovat průběh stavebních úprav a dokonce si vybrat mezi připravovanými kancelářemi tu „pravou“. Díky tomu se s novým prostředím postupně sžili ještě před samotným nastěhováním.

Devět z deseti požadavků vyřeší WorkLounge

Jedním z hlavních důvodů pro změnu byl servis. V tradičním pronájmu musela firma řešit vybavení, techniku, údržbu i další provozní záležitosti vlastními silami nebo prostřednictvím externích dodavatelů. Ve WorkLounge má eD system vlastní kanceláře, ale velká část provozní agendy odpadá.

Vlastní kancelář přitom slouží jako základna týmu. Na jednání, snídaně nebo společná setkání zaměstnanci využívají i další části budovy. A protože se obchodníci eD system pravidelně pohybují po Praze, oceňují také přístup do ostatních poboček sítě WorkLounge. Mohou si zde rezervovat zasedací místnosti nebo využít pracovní zázemí mezi schůzkami.

Podobně fungují firemní akce. Menší setkání pořádají přímo v City Pointu, pro školení přibližně 25 lidí využili prostory WorkLounge na Václavském náměstí. Jedna kancelářská adresa tak firmě otevírá možnosti celé sítě pracovních prostor.

Kanceláře, kam se nebojí pozvat klienty

Změna prostředí se promítla také do způsobu, jakým eD system jedná se svými obchodními partnery. Dříve firma častěji vyrážela na schůzky mimo vlastní kanceláře. Dnes zákazníky a partnery ráda zve přímo do City Pointu:

Právě možnost vybrat si prostředí podle charakteru setkání považuje pan Churý, CEO společnosti, za jednu z důležitých změn. Někdy je potřeba soukromí zasedací místnosti, jindy společný stůl a dobrá káva.

Kvalita pracovního prostředí má pro eD system význam i směrem dovnitř firmy. V posledních letech se totiž intenzivně věnuje rozvoji firemní kultury a péči o zaměstnance:

Změnit velikost kanceláře? Dřív skoro jako stavět raketu na Mars, nyní otázka jednoho telefonátu

Vedle prostředí a služeb rozhodovala při výběru nových kanceláří také flexibilita. Podstatná totiž byla možnost reagovat na změny ve firmě, aniž by každá úprava počtu pracovních míst znamenala složité vyjednávání nebo další stěhování.

Dnes může společnost podle aktuálních potřeb řešit úpravu kapacity nebo změnu kanceláří v rámci WorkLounge, a to během jednoho telefonátu:

Zkušenost s přesunem ze třetího do čtvrtého patra navíc ukázala, že změna pracovního prostředí nemusí znamenat změnu lokality. Kanceláře tak mohou držet krok s firmou, místo aby firma musela své další plány přizpůsobovat kancelářím.

Kdybych měl poradit svému mladšímu já? Běž do toho znovu.

Po roce ve WorkLounge má eD system za sebou zkušenost s původními prostory, přesunem do nového patra i každodenním fungováním servisovaných kanceláří. Firma dnes nemusí věnovat tolik času provozním záležitostem, může využívat širší nabídku pracovních prostor a má větší volnost při plánování dalších let.

Šimon Churý přitom vedle samotného prostředí opakovaně vyzdvihuje lidi, kteří za WorkLounge stojí:

Z původního hledání nové kanceláře se tak stalo rozhodnutí, které změnilo způsob, jakým eD system přemýšlí o svém pracovním zázemí.

A co by dnes Šimon Churý poradil svému o rok a půl mladšímu já, které se teprve rozhodovalo, zda opustit tradiční pronájem? „Běž do toho. Znovu.“

Hledáte kanceláře, které budou držet krok s vaší firmou?

Přijďte se podívat do WorkLounge City Point a proberte s námi možnosti zázemí pro váš tým.